Prijscriterium was niet leidend bij tender robotmaaiers

ARTIKEL

Broer de Boer, woensdag 17 maart 2021

350 sec

Weener XL gaat in zee met Belrobotics en Vos Capelle

Ditmaal in de rubriek Bestek in Beeld: de overeenkomst die gesloten werd tussen Weener XL en Vos Capelle. Het gaat om de levering van robotmaaiers op vijf sportcomplexen. Ook de service aan de machines gedurende de komende vijf jaar vormt een onderdeel van deze meervoudig onderhandse aanbesteding.

De Belrobotics maaien kabelgeleid. Gps wijst de robots het laadstation.

Weener XL deed eerder een pilot met robotmaaiers van Buts en Vos, Husqvarna en Belrobotics. De ervaringen hiermee waren zo goed, dat in 2019 drie parken werden voorzien van robotmaaiers. Daarna zette het bedrijf in 2020 in één perceel een onderhandse aanbesteding uit om op nog eens dertien velden op vijf sportcomplexen robotmaaiers in te zetten. Formeel is de opdrachtgever Weener XL. Dit bedrijf, onderdeel van de gemeente 's-Hertogenbosch, voert onder meer de onderhoudstaken in groen en grijs uit. De inschrijvende partijen - dealers - werd de vrije hand gelaten in de keuze van het merk of de merken van de maaiers.

Vijf sportcomplexen

In totaal werden voor deze opdracht vijf sportcomplexen geselecteerd, waaronder een atletiekbaan. De opdrachtnemers kregen geen dagelijkse inspanningsverplichtingen met betrekking tot de geleverde maaikwaliteit. De verantwoordelijkheid hiervoor werd voornamelijk neergelegd bij Weener XL. Het goed functioneren van het geleverde materieel stond in de uitvraag centraal. Vier partijen werden uitgenodigd een schouw te verrichten op deze vijf complexen. In het verschafte 'Aanbestedingsdocument levering robotmaaiers' stond de omschrijving van de uit te voeren opdracht, evenals de procedure van de aanbesteding. Ten slotte werden de voorwaarden vermeld waaraan de inschrijvers en inschrijvingen moesten voldoen. Uiteindelijk leverden drie partijen conform de vereisten de documenten in die gevraagd werden voor deze onderhandse aanbesteding. Dat waren Vitaro Robotgrasmaaiers uit Nistelrode, Buts Meulepas uit Oss en Vos Capelle uit Sprang-Capelle. Eddie van der Stappen, werkleider bij Weener XL, verduidelijkt het aanbestedingsdocument: 'Hierin stond aangegeven hoe de aanbestedingsprocedure zou verlopen, qua planning, maar ook de eisen waarin de inschrijving moest voldoen. Uiteraard hebben we ook de gunningsmethode omschreven. Hierbij lag de nadruk op het gunningscriterium duurzaamheid en het serviceniveau. Van de maximaal te behalen 100 punten in de beoordelingsscore was het prijscriterium goed voor maximaal 40 punten. De maximale score voor de service was ook 40 punten en die voor duurzaamheid 20. Bij de aanbesteding hebben we de nadruk niet op de prijs gelegd. Er was dus geen bestek bij deze te vergunnen opdracht, maar meer een programma van eisen.'

Kees Vos jr.: 'We hebben naar het stroomverbruik gekeken en bieden volledige maaiservice.'

Beoordeling

Van der Stappen vertelt dat hij geen bemoeienis met de schouw heeft gehad. 'Ik zat in de beoordelingscommissie. De ervaringen met de aannemers bij de schouw (voorbereiding, interesse, motivatie etc., red.) konden mijn uiteindelijke keuze niet beïnvloeden. Bovendien waren zowel de geoffreerde prijs als de aangeleverde plannen van aanpak (PvA's)voor ons als leden van de beoordelingscommissie geanonimiseerd. De PvA's betroffen de criteria service en duurzaamheid. Inschrijvers werd gevraagd deze op respectievelijk maximaal drie en twee pagina's te omschrijven. Juist in de kwaliteit van de omschrijvingen constateerden we grote verschillen tussen de inschrijvers. Ook bij de beoordeling van deze criteria op basis van een scorestelsel gold strikte anonimiteit. De verliezers hadden sommige punten best wat concreter en uitgebreider kunnen omschrijven. Dat had hun kansen op het verwerven van de opdracht zeker vergroot! De winnaar sprong er echt uit. Het is een detail, maar deze gaf als enige aan jaarlijks zeven maal op eigen initiatief de maaimessen te gaan vervangen.'

'Juist in de kwaliteit van de omschrijving constateerden we grote verschillen'

Verwachtingen

Welke verwachtingen omschreef Weener XL bij de inschrijving in deze twee PvA's? De volgende zaken moesten tot uiting komen: een plan van aanpak voor de implementatie, een klachtenprocedure, de reactietijd tussen storingsmeldingen en de oplossing daarvan, de levertijd van onderdelen en het onderhoudscontact. Bij het beoordelen hield de commissie rekening met de mate waarin deze zaken op de opdracht aansloten. Ook de ambitie en de proactieve opstelling van de opdrachtnemer om de belangen van de opdrachtgever te behartigen, speelden een rol. Gecheckt werd of beide PvA's aan de SMART-doelstellingen voldeden - dat staat voor simpel, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. De visie van de inschrijver op duurzaamheid volgde ongeveer hetzelfde pad. Van der Stappen: 'Daarbij wilden we zien hoe deze dacht om te gaan met het energieverbruik, de levensduur van de accu's, de gebruikte materialen en de herbestemming van versleten materialen zoals batterijen en maairobotbehuizingen. De inschrijver moest ook duidelijke bewijzen leveren voor zijn doelstellingen, maatregelen en acties op het gebied van duurzaamheid, eventueel met certificaten.'

Eddie van der Stappen was niet bij de schouw betrokken. Mede daardoor kon hij onbevooroordeeld zitting nemen in de beoordelingscommissie.

De winnaar

Het totale bedrag voor machines en service waarmee de winnaar had ingeschreven, blijft desgevraagd onbenoemd. Van der Stappen adviseert: 'Zet maar als totaalprijs neer: de prijs van een goede vijfdelige kooimaaier.' Mededirecteur Kees Vos is bij het gelijknamige bedrijf verantwoordelijk voor het bedrijfsonderdeel Techniek. Daaronder vallen ook de robotmaaiers. In die hoedanigheid was Kees Vos betrokken bij de inschrijvingsprocedure die medio 2020 in het vijfjarige contract resulteerde. 'Al zolang ik weet, leveren wij meststoffen, zaaizaad en handgereedschap voor het onderhoud van de Bossche velden', vertelt hij. 'Bij de beoordeling kan dit echter geen rol gespeeld hebben. Deze inschrijving gebeurde via Tendernet. Ik vind het uitzonderlijk dat we alle maximaal te behalen 100 beoordelingspunten gehaald hebben. De gemeente had de schouw, ondersteund met tekeningen, goed voor elkaar. We mochten dus zelf aangeven welk robotmaterieel we dachten in te zetten op de velden. De daadwerkelijke installatie op de drie eerste complexen, totaal acht velden, vond laat in het maaiseizoen van 2020 plaats bij FC Engelen, RKKSV en RKKV Maliskamp. De beheerders konden hierdoor ervaring opdoen met de nieuwe robotmaaiers voor het komende maaiseizoen. Twee complexen met samen vier velden zouden we conform de opdracht in kwartaal één van 2021 voorzien van kabelgeleide Belrobotics. Jammer genoeg gaat de installatie hiervan niet door. In plaats daarvan moet Weener XL nog twee gelijkwaardige sportcomplexen/velden selecteren.'

De Parcmow van Belrobotics

Kabelgeleid en gps

Tijdens de eerder genoemde pilot werden dus al enkele velden gemaaid met robotmaaiers. Op basis daarvan werden drie sportcomplexen van robotmaaiers voorzien. Ook dat gebeurde via een aanbesteding. Door de aanbesteding in 2020 komen er nu in één keer vijf Belrobotics bij. Dat brengt het totaal aan maairobots nu al op veertien. Vos Capelle koos in zijn aanbod in enkele situaties niet voor één BigMow, maar voor twee kleinere ParcMows op de sportaccommodatie. Deze keuze had te maken met het garanderen van de veiligheid. 'Fysieke omheiningen ontbreken bij deze velden', vertelt Kees Vos, 'zodat we met ingegraven geleidingskabels werken. In principe maaien ze het veld kriskras, maar ze zijn wel uitgerust met gps. Hierdoor kunnen ze de weg naar het basisstation op de complexen zelfstandig vinden. Belrobotics stelt overigens in verband met de veiligheid als eis dat de robotmaaiers kabelgeleid werken. Hun robotmaaiers zijn naar onze mening de efficiëntste en duurzaamste optie. We hebben bijvoorbeeld ook naar het stroomverbruik gekeken en bieden volledige maaiservice. Daarbij hebben we ons via het PvA verplicht zevenmaal per jaar de messen te vervangen. Vrijwilligers van de club houden de machines schoon en Weener XL stelt de maaihoogte en -frequentie in. Storingen kunnen via een app doorgegeven worden; die komen via Van der Stappen bij ons terecht. We hebben ons contractueel verplicht binnen 24 uur na de eerste storingsmelding actie te ondernemen.'

Bigmows kunnen met gemak meerdere velden op één complex onderhouden.

Duurzaamheid

De werkwijze bij storingen speelde de uiteindelijke winnaar zeker in de kaart. Vos Capelle heeft een speciale elektrisch aangedreven servicewagen, waarmee robotmaaiers worden onderhouden. Kees Vos: 'Daarmee kunnen we dus ook snel actie ondernemen. Maar we hebben nog meer argumenten in ons PvA genoemd, waardoor we er ook op het gebied van duurzaamheid bovenuit staken.' In zijn bescheidenheid benoemt Vos deze niet, maar Van der Stappen zegt hierover: 'In het PvA van Vos Capelle stond dat ze energie opwekken met zonnecollectoren en een duidelijk filosofie hebben over het recyclen van restproducten. Andere partijen roerden dit maar summier aan, terwijl dit toch een duidelijke aanbeveling zou zijn geweest. We hebben goede contacten met de andere partijen; daarom hebben we hen laten weten op welke punten ze hun inschrijving nog beter hadden kunnen maken.'

De speciale elektrisch aangedreven servicewagen voor robotmaaieronderhoud trok de aandacht bij de aanbesteding.

Tot slot

Vanwege corona kon Vos Capelle na de installatie van de robotmaaiers slechts beperkt uitvoering geven aan het onderdeel 'implementatie'. Het was de bedoeling dat het bedrijf een informatieavond zou verzorgen en een basistraining voor de gebruikers bij de club om hen te leren omgaan met de machine. 'Je wilt dat de mensen er zin in krijgen om met de robotmaaiers te gaan werken, dat het besef ontstaat dat de velden voortaan altijd speelklaar zijn, dat er minder gras aan je zolen kleeft en dat deze wijze van onderhoud minder meststoffen en graszaad vergt', aldus Vos. Dat twee sportcomplexen er uiteindelijk voor kozen traditioneel te blijven maaien, noemt Van der Stappen een onvoorziene omstandigheid, c.q. veranderd beleidsinzicht: 'Door deze wijzigingen waren aanpassingen in onze overeenkomst nodig. We zijn dus in overleg gegaan met Kees Vos om te bezien of en zo ja op welke wijze we de overeenkomst kunnen aanpassen. We zorgen voor een gelijkwaardig aanbod van velden en complexen voor Vos Capelle. Dit is ook met het oog op de andere inschrijvers nodig. Ook op juridisch gebied is het onverstandig tijdens het spel de regels te veranderen!'

Opdrachtgever en opdrachtnemer Weener XL is het werkontwikkelbedrijf van de gemeente 's-Hertogenbosch en is er voor Bosschenaren met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het bedrijf biedt een totaalpakket aan, waarbij passend werk en participatie vooropstaan. Dit werkontwikkelbedrijf voorziet tevens in een (aanvullend) inkomen voor mensen die daar een beroep op doen. Weener XL toetst zelf of het recht daarop bestaat. Het bedrijf is ontstaan uit de samenvoeging van sw-bedrijf Weener Groep en een groot deel van de afdeling Arbeidsmarkt en Sociale Zaken (AmSZ). Weener XL telt ruim 1700 medewerkers, waarvan circa 300 ambtenaren, 1200 medewerkers met een sw-dienstverband en 200 medewerkers in werkervaringsplaatsen. De groenafdeling telt ruim 250 medewerkers. Familiebedrijf Vos Capelle staat al 75 jaar bekend als betrouwbare totaalleverancier voor het openbaar groen en de tuinbouw. Het levert alle materialen voor een gezonde groei van gras, planten en bomen. Sinds de oprichting in 1943 investeert het bedrijf in langdurige relaties met fabrikanten en producenten die A-kwaliteit leveren en investeren in R&D. Speciaal voor sportvelden en golfbanen ontwikkelde het bedrijf het Vosca-bemestingsadvies, met onder meer eigen meststoffen. Vos Capelle is momenteel het enige bedrijf in Nederland met vier gediplomeerde 'experts natuurgras' in dienst. Vos Capelle is gecertificeerd volgens ISO 9001:2015, BRL 6000-AB: 2016, BRL 6000-02:2016 en BRL 6000-03:2016. Het erkende leerbedrijf richt zich ook op mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Vos Capelle werkt aan certificatie volgens de Prestatieladder Socialer Ondernemen (PSO). Bij de onderneming werken ruim 70 medewerkers in verschillende, zeer gevarieerde disciplines.

LOGIN   met je e-mailadres om te reageren.

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie