'Zo was ik het niet eerder op Nederlandse sportvelden tegengekomen'

ARTIKEL

Broer de Boer, maandag 20 juli 2020

463 sec

De Zwijndrechtse maaikwaliteit als eis

In 2018 verliep een meerjarige aanbestedingsprocedure voor de gemeente Zwijndrecht desastreus. Het aanbestedingsteam wilde golfkwaliteit voor zijn geld op de natuurgras- en hybridesportvelden (gras en gravel voor honk- en softbal). Voor de markt was dat - nog - een stap te ver. De aanbesteding werd ingetrokken.

De gemeente Zwijndrecht verstrekte aannemer Dick Nootenboom (links) een aantal geplastificeerde brochures met alle ins en outs van de sportvelden.

Projectmanager buitensportaccommodaties Ad van de Luijtgaarden van de gemeente Zwijndrecht vertelt eerlijk dat de hoge eisen hem niet in dank werden afgenomen: 'Mij bleek dat de standaard kwaliteitsnormen in de markt niet passen in de onderhoudsvisie van de gemeente Zwijndrecht.' En daar kan Ad over meepraten, want in 2014 werd hij Fieldmanager of the Year. Als lid van de Nederlandse Greenkeepers Associatie ervaart hij dat de golfbranche zich sterker inzet voor de bevordering van vakkennis en kwaliteit dan zijn 'eigen' brancheorganisatie, de BSNC. Na de mislukte aanbesteding in 2018 stapte aannemer Nootenboom Sport, die niet ingeschreven had, in de ontstane onderhoudslacune voor de natuur- en hybridevelden. De gemeente hanteerde daarbij de Onderhandelingsprocedure zonder (voorafgaande) bekendmaking (OZA), een vrij onbekende procedure als het gaat om toepassing in het sportveldonderhoud.

Dick Nootenboom vindt de kwaliteitseisen niet extreem hoog en dankzij investeringen zeker haalbaar.

Eerst PvA en prijs

'Na deze tijdelijke oplossing waren we verplicht de openbare aanbesteding opnieuw te doen', vertelt Van de Luijtgaarden. 'We hanteerden weer de methode dat inschrijvers eerst een plan van aanpak (PvA) en een prijs moesten aanleveren. Pas daarna werd een aantal van hen uitgenodigd om in te schrijven. Dit werd door de markt met minder gemor ontvangen dan bij onze mislukte aanbesteding. De inschrijvers op de meervoudig openbare aanbesteding waren Krinkels, Van Wijlen, Bras Fijnaart en Nootenboom Sport. Wat betreft certificering verlangden we alleen ISO 9001 en VCA **. Verder stelden we in het bestek eisen aan de technische uitrusting van het machinepark. Ook namen we hierin kerncompetenties op voor technische vaardigheden en beroepsbekwaamheid. Van groot belang bij het in te dienen PvA was de kwaliteitsborging op de onderdelen: maaibeeld, afstemming van de onderhoudswerkzaamheden, voortgang en status van de onderhoudswerkzaamheden, inzet van personeel en duurzaamheid.' Heel bijzonder is dat er bij deze aanbesteding geen duurzaamheids- of SROI-certificaten waren voorgeschreven voor de aannemers. Hierover zegt Van de Luijtgaarden: 'Duurzaamheid is een lastig, ongrijpbaar verhaal. We wilden beslist geen aannemers bij voorbaat uitsluiten. Dat gold ook voor het werken met medewerkers die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt. We juichen het toe dat aannemers hen inzetten.'

'De tweede keer werd dit door de markt met minder gemor ontvangen'

Doel: kwaliteitsverbetering

Het project in Zwijndrecht werd met ingang van 2020 voor drie jaar aanbesteed en kan tweemaal met één jaar verlengd worden. Als winnaar kwam Nootenboom Sport uit de bus. Het project omvat het reguliere onderhoud en groot zomeronderhoud van 36 sportvelden, bestaande uit gras- en kunstvelden, hybride en gecombineerde velden. Gekozen is voor een RAW-bestek op basis van frequentie, dat opgemaakt werd door Middelkoop Advies. De gunning was op basis van emvi met kwaliteit als enige wegingsfactor. Daarbij werd een plafondbedrag opgevoerd met indicatieve kortingen. Van de Luijtgaarden: 'Ons doel bij de aanbesteding is kwaliteitsverbetering, zowel vaktechnisch als vanuit de beleving van sporters en bezoekers van onze sportcomplexen. De sportvelden moet er niet alleen strak gemaaid bij liggen en prachtig zijn om te zien, ze moeten ook voldoen aan de sporttechnische eisen. Zo moet de bal snel en mooi over de velden rollen en bijvoorbeeld niet stuiteren. Want daar doen we het uiteindelijk voor: het sportplezier voor iedereen die van de velden gebruikmaakt.' Het valt op dat in het tweede bestek de eis om met groomers aan de kooimaaier te werken is vervallen.

Voor Ad van den Luijtgaarden was het opmerkelijk dat de markt aanvankelijk onvoldoende was ingespeeld op de gemeentelijke onderhoudsvisie.

Vijf borgingspunten

Voor de beoordeling van de inschrijvingen werd er een beoordelingsteam (BT) samengesteld. Dit bestond uit drie vakinhoudelijk betrokkenen vanuit de gemeente. Het BT liet zich bijstaan door twee inkoopadviseurs van het team Inkoop Servicecentrum Drechtsteden. Grasmeesters, het bedrijf dat de gemeente adviseert bij sportveldonderhoud, speelde hierbij geen rol. De adviseur, Hans Kok, werkte al samen met Nootenboom Sport op de complexen. Zo kon de schijn van partijdigheid vermeden worden. Een strak stappenplan vormde de grondslag voor de toetsing en beoordeling van de inschrijving door het BT. De leden beoordeelden individueel de PvA's. Deze beoordeling, K1, gebeurde op basis van scores op de vijf borgingspunten. Daarna werden de onafhankelijke inkoopadviseurs erbij betrokken om de scores en motivaties in consensus vast te stellen. Een van de onafhankelijke inkoopadviseurs nam het voorzitterschap op zich. Alleen zij kreeg nadien de inschrijfsom onder ogen en stelde een rangorde vast. De basis hiervoor werd gevormd door de mogelijkheden die de aannemers hadden om na de tweede kwalitatieve beoordelingsronde (K2, een interview met het BT) tot de best beoordeelde inschrijvers te behoren. Hierover zegt Van de Luijtgaarden: 'Bij dat eerdere interview in onze voorgaande, mislukte aanbestedingsprocedure ging het zo enorm mis. Niet alleen de PvA's bleken beneden de maat, ook de geïnterviewden van de aannemers bleken onvoldoende kennis te hebben genomen van ons bestek en onze wensen. Soms weerspraken ze zelfs zaken in het door hen ingediende PvA. Wij voelden dat onze kwaliteitseisen niet echt serieus werden genomen.'

Nootenboom Sport maait de sportvelden met groomers en met gps

Procedure

De gemeente Zwijndrecht wilde dus dat de aannemers zowel het PvA als het interview uiterst serieus zouden nemen. De te behalen scores voor de kwaliteitsaspecten K1 en K2 werden dan ook expliciet en gedetailleerd op papier gezet. De gemeente behandelde de voorlopige afvallers op basis van K1 ook serieus. Ze kregen een bericht met de motivatie waarom ze op basis van hun inschrijfdocumenten en de gehanteerde criteria waren afgewezen. Vervolgens werden interviews met de vier overgebleven partijen afgenomen. De BT-leden beoordeelden individueel de scores van de geïnterviewden (K2). Daarna werden onder leiding van de inkoopadviseur in het BT de scores van de interviews met bijbehorende motivering in consensus vastgesteld. In combinatie met de eerdere bevindingen en een formule werd dit verwerkt tot de totaalscore van de fictieve inschrijvingssommen. De laagste definitieve fictieve inschrijvingssom is dan de 'economisch meest voordelige inschrijving' op basis van BPKV. De gunningbeslissing, met een aanneemsom van 1,147 miljoen euro, viel de combinatie Nootenboom Sport ten deel.

Investeren

Directeur Dick Nooteboom is tevreden dat hij het kwaliteitspad voor de natuur- en hybridegrasvelden de komende drie jaar mag voortzetten: 'Nootenboom Sport heeft veel ervaring in het onderhouden van verschillende types kunstgrassportvelden. We hebben daarvoor de technische knowhow en apparatuur in huis. De partij waarmee we in dit project samenwerken, onderaannemer Groenenboom, beschikt over het volledige equipment en de kennis voor onderhoud van natuurgrassportvelden. Zij hebben hier, net als wij, een vast team van drie man op zitten. We doen al jaren zaken met hen. Wij voerden als hoofdaannemer/penvoerder de onderhandelingen.' Over het bestek zegt Nooteboom: 'Ik noem de kwaliteitseisen niet extreem hoog, maar hoog. Voor ons zijn ze zeker haalbaar. Met het PvA wilden we een hoog niveau halen en daar hebben we veel tijd in gestoken. Ook investeerden we vanwege de potentiële opdracht al in machines, zoals de vijfdelige John Deere-fairwaymaaier, 8900 A precision cut, uitgerust met groomers en gps. Eerder was er ook al geïnvesteerd in machines voor het onderhoud van kunstgrasvelden en voor bladruimen. Voor de kwaliteitsborging en het kwaliteitsbeheer investeerden we verder in een digitale beheerapplicatie voor de uitvoering, ook vanwege het frequentiebestek. Voor de communicatie hebben we een groepsapp opgezet om de actuele stand van zaken paraat te hebben.'

De spelers De gemeente Zwijndrecht ligt in de provincie Zuid-Holland, telt ruim 44.000 inwoners en heeft een oppervlakte van bijna 23 vierkante kilometer, inclusief ongeveer 10 procent water. De gemeente werkt samen met enkele buurgemeenten in het regioverband Drechtsteden. Dicht bij Zwijndrecht ligt het Drierivierenpunt, het drukst bevaren punt in Nederland. Daar komen de rivieren de Noord, Oude Maas en Beneden-Merwede samen. Nootenboom Sport uit Barendrecht is sinds 1960 actief in de aanleg en het onderhoud van sportvelden, zowel natuur- als kunstgrasvelden. 2015 was voor Nootenboom Sport BV een bijzonder jaar. In dat jaar namen de compagnons Dick Nootenboom en René Rosmolen Nootenboom Sport BV over van de Bam Groep. In dit project werkt Nootenboom nauw samen met Groenenboom cultuurtechnische werken. Dit bedrijf is gespecialiseerd in sport, groen en grondverzet en eveneens gevestigd te Barendrecht. Het bedrijf meldt te beschikken over een betrouwbaar, modern én werkend machinepark. Dit bestaat onder meer uit enkele zelf ontwikkelde innovatieve machines om onkruid machinaal te onderdrukken.

Groomers op kooimaaiers zijn state of the art op golfbanen en geven een prachtig maaibeeld. Op sportvelden gebruiken we ze niet. Nog niet ...

Serieus

Dick Nootenboom maakt duidelijk als aannemer serieus met de opdracht om te gaan. 'Als je iets opschrijft in een PvA, verplicht je je daar ook toe. De Zwijndrechtse eisen prikkelden ons om in te schrijven en dit zeer serieus te doen. Vaak ligt de focus bij onderhoud op het grasveld en de grassprieten. De beleving van de gebruiker en de bezoeker wordt dan vergeten. Dat lag in dit project anders. We investeren hiervoor niet alleen in machines. Ook het omgaan met machines en de kennis die onze medewerkers van sportvelden hebben vinden we van groot belang. We zien dat als een stukje kwaliteitsborging. Onze leidinggevende op dit project volgde eerder de opleiding tot expert natuurgras en deelt nu zijn expertise met de medewerkers van Groenenboom.' Het maaien gebeurt nu met groomers en met gps. Daardoor wordt er effectief gemaaid en bepaalt het systeem exact de banen waar gemaaid moet worden. Hierover zegt Groenenboom: 'Je moet bijblijven en scherp zijn als er kwaliteit gevraagd wordt en je die wilt leveren. En als je bij een oproep tot inschrijving niet voluit gaat voor een opdracht, vind ik het niet kies om als aannemer een dag voor de sluitingsdatum te melden dat je geen interesse hebt in de opdracht.' Het lijkt verleidelijk om deze John Deere-fairwaymaaier ook in te zetten op sportvelden bij andere gemeenten en ook daar de maaikwaliteit te verbeteren. Nootenboom: 'Vooralsnog doen we dat niet. In zo'n situatie zullen we er sterk op moeten letten dat we niet inboeten op de kwaliteit die we de gemeente Zwijndrecht hebben toegezegd in ons PvA.'

'Er werden geen duurzaamheids- of SROI-certificaten voorgeschreven'

Adviseurs

Als adviseurs die betrokken zijn bij de procedure, noemt Van de Luijtgaarden specifiek twee collega's van de inkoopafdeling: 'Naar mijn mening moeten we als groenmensen deze specialisten vanaf de start van een project erbij betrekken. Bureau Middelkoop Advies schreef voor ons het bestek. Daarnaast worden we op agronomisch gebied ondersteund door het bureau Grasmeesters'. Het blijkt dat zij hebben meegedacht bij het opstellen van het bestek en relevante punten hebben aangereikt voor de begeleiding van de uitvoering van de werkzaamheden. Hans Kok van Grasmeesters zegt: 'Er is een nauwkeuriger omschrijving gekomen van punten die vaak discussie opleveren. Denk bijvoorbeeld aan verticaal maaien, of de manier of diepte waarop je de zode scalpeert, snijdt tegen onkruid of vertidraint met een bepaald type pen. Qua beregenen wilden we ook de puntjes op de i laten zetten. Planning en ontzorgen zijn belangrijk voor de gemeente. Als Grasmeesters zijn we blij met de dag- en weekplanning die er nu is, de beheer- en de groepsapps, de gps en de toegezegde track-and-trace op de machines.' Over de gevolgde procedure en het resultaat zegt Kok het volgende: 'Over het algemeen kan een aannemer die de klant en de velden goed kent het beste plan maken. Het doel in Zwijndrecht is het verbeteren van de maaikwaliteit. Dat gebeurt nu op een manier die ik niet eerder op Nederlandse sportvelden ben tegengekomen. Het beeld is prachtig, ondanks de hoge onkruiddruk.' Aanbesteding van het onderhoud van sportvelden op basis van de laagste prijs hebben we wel zo'n beetje gehad, denkt Kok: 'Bij het hanteren van zo'n plafondbedrag proberen aannemers een zo hoog mogelijke fictieve korting te krijgen. Verder zie je dat ze meestal heel dicht bij dat plafondbedrag inschrijven. Bij zo'n PvA binnen emvi blijft het belangrijk af en toe naar de afspraken te verwijzen. Dat geldt zowel voor de opdrachtgever als de opdrachtnemer.'

Adviseur Hans Kok van Grasmeesters is ervan overtuigd dat een aannemer die de klant en de velden goed kent het beste PvA kan maken.

Zwijndrechtse maaikwaliteit De gemeente Zwijndrecht definieert de Zwijndrechtse maaikwaliteit als volgt: 'In Zwijndrecht liggen de hoofd- en wedstrijdvelden er voor het weekend keurig gemaaid bij. Ze zijn gemaaid in mooie strakke banen van doel tot doel. Verlangd wordt een egaal en vlak maaibeeld met een onderling hoogteverschil tussen de verschillende banen van maximaal 1 mm. De maaihoogte is maximaal 23 mm en de aannemer mag het gras nooit hoger later worden dan 40 mm. De maaier streept niet en laat geen ongelijke banen achter. De maaier verdeelt het gras mooi egaal en laat geen dotten of vlokjes op het sportveld of op de verharding achter. Dit voorkomt vegen zoveel mogelijk. Een scherpe strakke afsnede van het gras is bovendien een pre om ziektes te voorkomen en onkruid te onderdrukken. Ook de bekende bruingele gloed van rafelig afgemaaid gras wordt zo voorkomen. Jaarlijks wordt de dienstverlening geëvalueerd. In de evaluatie wordt teruggekeken en vooruitgekeken naar mogelijkheden voor het verhogen van de kwaliteit van het maaibeeld. Wij zien hierin een actieve rol voor de opdrachtnemer om met voorstellen te komen om de kwaliteit verder te verbeteren.'

Onderhandelingsprocedure zonder aankondiging De onderhandelingsprocedure zonder (voorafgaande) aankondiging (OZA) maakt het mogelijk een opdracht 'uit de hand' te gunnen. Zo kunnen opdrachten rechtstreeks aan een voorkeurspartij worden verstrekt, eventueel na een onderhandeling met meerdere in aanmerking komende partijen. De specifieke bepalingen met betrekking tot deze procedure staan in de artikelen 2.32 tot en met 2.37 van de Aanbestedingswet 2012. Zeer beknopt weergegeven kan de OZA alleen worden toegepast als één van de onderstaande specifieke omstandigheden van toepassing is: - Er zijn geen of geen geschikte inschrijvingen. - Slechts één bepaalde aannemer kan de opdracht uitvoeren. - De opdracht heeft dwingende spoed. Houd in gedachten dat de toepassing van deze procedure zich beperkt tot zeer uitzonderlijke omstandigheden. Uit jurisprudentie blijkt dat bewezen moet kunnen worden dat er gegronde redenen zijn die de noodzaak aantonen dat de opdracht aan één bepaalde ondernemer werd gegund. De te gunnen werken of diensten moeten overeenstemmen met het oorspronkelijke basisproject waarvoor de opdracht werd uitgezet. Het betreft een korte procedure, waarbij termijnen niet dwingend zijn voorgeschreven. Naast voordelen kent de OZA-procedure ook nadelen. Er is slechts een beperkte concurrentiedruk op de aanbieder. Daardoor wordt niet altijd de beste prijs-kwaliteitverhouding gerealiseerd. Bron: Pianoo Expertisecentrum Aanbesteden.

LOGIN   met je e-mailadres om te reageren.

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie