Win-winsituatie voor gemeente en aannemer met beeldprestatiecontract

ARTIKEL

Marjolein de Leeuw, vrijdag 12 juli 2019

345 sec

De gemeente Westland gooit het bij het onderhoud van haar sportvelden over een andere boeg en werkt sinds half april voor het eerst met een beeldprestatiebestek. AH Vrij, aannemer in groen, grond en infra uit Wateringen, sleepte de opdracht in de wacht. Wat zijn de verwachtingen over het 'nieuwe werken'? 'We merken dat we flink worden ontzorgd.'

'In het verleden was het beheer en onderhoud verdeeld over verschillende partijen voor de velden, het omliggende groen en de infra. Er kan nu efficiënter gewerkt worden omdat alle werkzaamheden bij één partij zijn ondergebracht. Het was tijd om het over een andere boeg te gooien.' Mark Valstar, directievoerder onderhoud sportvelden bij de gemeente Westland, is er helder over. 'Als gemeente hebben we niet langer alle kennis in huis en door onze regierol hoeven we dat ook minder te hebben. Maar de komende jaren krijgen we met een paar grote onderhoudsopgaven te maken, zoals de Green Deal, klimaatverandering en de kaderregeling Water. Je kunt dan twee dingen doen: een adviseursbureau inhuren voor de kennis en zelf de risico's dragen, of het werk integraal bij een aannemer neerleggen.'

En zo kwam het prestatiecontract op tafel. Maar daarmee was de zaak nog niet af. Valstar: 'Je kunt wel kijken naar een integraal bestek, maar dan zit je nog steeds zelf aan het stuur. Om écht ontzorgd te zijn, hebben we een prestatiecontract gemaakt in combinatie met een beeldbestek. De aannemer zorgt dan dat de velden de te verwachten prestatie leveren en het groen en de infra aan het te verwachten beeld voldoen. Hóe hij dat doet, is zijn eigen verantwoordelijkheid.' 'Evenals de toetsing ervan', vult zijn collega Edwin Bakker aan. Bakker is coördinator gebiedsbeheer en contractmanager voor de sportvelden. 'En dat vraagt om vertrouwen en goede samenwerking. Je kunt niet het risico bij de aannemer leggen zonder ook de touwtjes uit handen te geven. Met AH Vrij als aannemer verwachten wij dat dit wel goed zit.'

Voor directeur Jan Vrij van aannemingsbedrijf AH Vrij maken vertrouwen en goede samenwerking onlosmakelijk deel uit van de bedrijfsvoering. 'De gemeente hoeft zich daar inderdaad geen zorgen over te maken. We willen altijd een goede relatie met onze klanten. Wel kunnen we op basis van het beeldprestatiebestek ons vakmanschap en ondernemerschap beter bewijzen. Omdat we zelf de regie in handen hebben, kunnen we beter bepalen welke vorm van onderhoud nodig is, en daarmee maatwerk leveren per veld en per seizoen, zoals het in de Green Deal ook bedoeld is. Daarbij is het werk aanbesteed voor een periode van twee jaar, met aansluitend vijf jaarlijkse verlengingen. Dat is zeer bijzonder in onze cultuurtechnische hoek. Dan kun je ook echt voor het beste resultaat gaan.'

'Die resultaten toetsen we op verschillende momenten', zegt Henk Slootweg. Hij is als assetmanager het aanspreekpunt voor de gemeente en namens de aannemer verantwoordelijk voor het integrale onderhoud van de complexen. 'We maken elke maand een ronde over de velden met de toezichthouders van de gemeente Westland. Zij kijken hoe het werk buiten uitgevoerd wordt en koppelen dit terug naar hun directievoerder, Mark Valstar. Daarnaast staat de kwaliteit op de agenda van de bouwvergadering, die eens per zes weken wordt gehouden. En om te voorkomen dat we als slager ons eigen vlees keuren, laten we jaarlijks een keuring doen door een onafhankelijk adviesbureau. Dit bleek voor de gemeente een grote meerwaarde bij de gunning van de opdracht. Die verwachting kunnen we zonder problemen waarmaken.'

Om de toetscirkel rond te maken, wilde AH Vrij ook de clubmanagers maandelijks om feedback vragen, maar op verzoek van de gemeente Westland is AH Vrij daarvan afgestapt. Slootweg: 'Bij de verenigingen werken veel vrijwilligers; die moeten niet teveel belast worden met extra taken. Dat neemt niet weg dat wij grote waarde hechten aan communicatie met de verenigingen. Bij vragen of problemen kunnen verenigingen altijd bij ons terecht. En om eventuele vragen voor te zijn, zoeken we zelf halfjaarlijks het contact op. Een keer telefonisch en een keer persoonlijk, samen met de gemeente. Daarnaast organiseren wij samen met de gemeente een informatieavond. We vertellen de clubs dan over het hoe en waarom van een beeldprestatiebestek. Verenigingen weten dan wat ze van ons en van de velden kunnen verwachten.'

Dat het goed is om die verwachtingen te managen, blijkt als Vrij toelicht wat het grote verschil is tussen het werken met een 'gewoon' bestek en een beeldprestatiebestek. 'Vroeger planden we ons werk een heel jaar vooruit, ongeacht het beeld. Maar met de maatschappelijke en klimatologische veranderingen is het noodzakelijk om korter op de bal te spelen. Het scheelt al dat we nu van hek tot hek verantwoordelijk zijn. We hoeven niet meer via de gemeente met andere partijen in contact te treden, zoals de groen- en infrabedrijven. Als we signaleren dat een veld even niet aan de gestelde beeldkwaliteit voldoet, kunnen we meteen ingrijpen. Verduurzaming vereist bijvoorbeeld langer en vaker grasmaaien. Warm en vochtig weer leidt dan al gauw tot extra inspanningen. Om misverstanden te voorkomen, kunnen clubs dit maar beter op voorhand weten.'

Hoe is het voor de gemeente om taken en het daarbij behorende budget over te hevelen naar de aannemer? Contractmanager Bakker: 'AH Vrij heeft voor het meerjarig onderhoudswerk een sportveldtotaalpakket aangeboden: beheer en onderhoud tegen één vaste prijs. Door het prestatiecontract draagt de aannemer het financieel risico. Betaling vindt plaats in de vorm van abonnementsgeld en de aannemer bepaalt zelf waar hij het budget op inzet. Daarmee loopt de hoogte van het abonnementsgeld niet per se synchroon met de werkzaamheden. De ene maand maakt hij meer kosten, de andere maand minder. Soms draagt AH Vrij dus een financieel risico en moet er voorgeschoten worden. Maar omdat AH Vrij zelf alle materieel en materiaal in huis heeft, zijn er kosten te besparen en is onze inschatting dat de risico's goed te dragen zijn.'

Vrij: 'Dat klopt. Met de aanbieding konden we onze pijlen richten op kwaliteit, wat voor 75 procent meewoog in het puntentotaal. Dan kun je een goede prijs-kwaliteitverhouding neerzetten. Er is geen meerwerk meer. Ook hoeft de gemeente geen toezichthouder meer in te zetten. Dat bespaart geld, wat in de contractprijs is verdisconteerd. Een beeldprestatiebestek is daarmee niet duurder of goedkoper dan een traditioneel bestek.' 'Het is wel een voordeel dat deze contractvorm ruimte biedt voor innovatie', zegt directievoerder Valstar. 'AH Vrij gaat bijvoorbeeld een communicatie- en registratiesysteem inrichten gebaseerd op een proven concept van een collega uit de branche. Meldingen van alle partijen komen dan rechtstreeks binnen bij de aannemer. Dit systeem treedt na de zomer in werking en is nieuw en spannend voor ons, maar we voorzien dat het ons in de communicatie ontzorgt.'

Met het overhevelen van de risico's naar de aannemer mag je verwachten dat er een andere rolverdeling ontstaat tussen beide partijen. Of toch niet? 'Dat ligt eraan', zegt Vrij. 'Er blijft een rolverdeling van opdrachtgever en opdrachtnemer. Maar de afwegingen worden anders gemaakt. Bij een RAW-bestek ben je als aannemer capaciteitverstrekker, nu ben je beslisser. Die beslissingen nemen wij echter wel vanuit de wij-gedachte, de gezamenlijkheid van aannemer, gemeente en gebruikers. We treden op als assetmanager en zijn ook coördinator voor een aantal onderdelen die buiten het contract vallen, zoals de opstal en verlichting. Meldingen die hierover binnenkomen, leiden wij in goede banen.' En dit is precies wat de gemeente Westland voor ogen heeft, aldus Bakker. 'Samenwerking. We hoeven het heus niet altijd met elkaar eens te zijn. Als we maar helder hebben hoe we met elkaar omgaan.'

De contractpartners zijn inmiddels een paar weken onderweg op hun zevenjarige 'reis'. 'Dat heeft al tot mooie ervaringen geleid', zegt assetmanager Slootweg. 'Bij AH Vrij vergt de nieuwe contractvorm een transitie. Waar vroeger de beslissingen van de gemeente bindend waren, is dit nu niet meer het geval. Als er een kapotte prullenbak is, moet deze gerepareerd of vervangen worden. Er kan niet meer omheen gemaaid worden of meerwerk voor gevraagd worden. Het "nieuwe werken" vereist een proactieve houding. Onze jongens reageren hier heel positief op en tonen hun verantwoordelijkheid. Zoals onlangs bij de eerste kwaliteitsmeting; toen hadden ze aan de verbeterlijst zelf nog extra punten toegevoegd. Wel is het schakelen voor hen. We werken ook voor gemeentes waar wij nog op de traditionele manier werken. Dat vraagt om veel flexibiliteit.'

Voor de gemeente Westland is al duidelijk dat een beeldprestatiebestek zeer geschikt is als contractvorm voor langjarig onderhoud van de sportvelden. Directievoerder Valstar: 'De aannemer ziet zelf wat er nodig is en kan direct handelen. Wij eisen maar één ding: de velden moeten bespeelbaar zijn. We beseffen wel dat een gemeente rijp moet zijn om de verantwoordelijkheid uit handen te geven. Als je teveel op de velden blijft, is er kans op ruzie.' Contractmanager Bakker: 'Ook zien we dat deze contractvorm financieel beter past bij grotere dan kleinere partijen. Als gemeente verlangen we bijvoorbeeld samenwerking van AH Vrij met lokale partijen. Waar wij eerst zelf opdrachten verstrekten aan een groen- of grijspartij, neemt de aannemer dit over. De gemeente Westland is daarbij niet langer een schakel.'

Vrij beaamt dat een beeldprestatiecontract een zekere financiële armslag vereist. 'Neem een aanpassing van de beregeningsinstallatie. Als we deze automatiseren, kunnen we op afstand vocht meten en de installatie bedienen. Dat scheelt extra rondes langs de velden. Met een investeringsvoorstel vragen we de gemeente hiervoor budget vrij te maken. Als die hiermee instemt, zijn dit weliswaar kosten voor de gemeente, maar die verdienen zich weer terug. Wij berekenen de vermindering van onze onderhoudskosten door via een reductie op het abonnementsgeld. Dat moet je als aannemer wel kunnen dragen.' 'Overigens kunnen we de uitvoering van een investeringsvoorstel altijd bij een andere partij wegzetten', vult contractmanager Bakker aan. 'Voorstellen maken blijft daarmee voor rekening en risico van de aannemer.'

Hoe kijken beide partijen naar de toekomst? Directievoerder Valstar: 'Westland is een grote gemeente als we naar het contract voor de sportvelden kijken. De ervaringen die we met het beeldprestatiebestek opdoen, kunnen een goed voorbeeld worden voor andere gemeenten, ook kleinere. We verwachten met deze contractvorm dat de kwaliteit van de accommodaties gelijk blijft en zelfs verbetert. We zien al dat er meer samenhang komt in de werkzaamheden van hek tot hek doordat we alles bij één partij hebben ondergebracht. Ook merken we al dat we flink worden ontzorgd.' 'En wij kunnen onze toegevoegde waarde beter kwijt', aldus assetmanager Slootweg. 'Het is niet "U vraagt, wij draaien". We zijn gelijkwaardig. Dat doet wat met je als mens; daar groei je van.'

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie