Unicum bij aanbesteding

ARTIKEL

Broer de Boer, dinsdag 7 december 2021

356 sec

Zutphen stelde zes proefvelden beschikbaar bij aanbesteding levering meststoffen

In februari 2020 nodigde de Budgetbeheerder Groen van gemeente Zutphen drie belangrijke marktpartijen uit voor een aanbesteding. Het betrof een meervoudig onderhandse aanbesteding voor het leveren van organische meststoffen voor de sportvelden. De gemeente stelde zes proefvelden ter beschikking, waarop de partijen de kwaliteit van hun producten konden laten zien.


De gehanteerde aanbestedingsprocedure is praktisch opgezet en vrij bijzonder. De proefvelden werden door de aanbestedende dienst gratis ter beschikking gesteld aan de inschrijvers. De benaderde inschrijvers - DCM, Vos Capelle en Vitagro - konden de geleverde meststoffen binnen de aanbestedingsprocedure uiteraard factureren bij gemeente Zutphen. De documenten die verstrekt werden waren onder meer een Programma van Eisen, dat ondertekend moest worden. Datzelfde gold voor een Excel-formulier waarop de prijzen ingevuld moesten worden. Dit had betrekking op de jaarlijkse levering van meststoffen voor twaalf sportvelden en vijf trainingsvelden op zes locaties. Tijdens het proefveldtraject beoordeelde Jaap Verhagen, Budgetbeheerder Groen bij gemeente Zutphen, de velden. Hij verstrekte de leveranciers steeds gelijktijdig een overzicht van zijn bevindingen. Die beoordeling werd gemaakt op basis van een aantal parameters. De kwaliteit van de metingen was hierbij dus niet ter beoordeling van de inschrijver. In de offerte werd nadrukkelijk vermeld dat de uiteindelijke aanneemprijs bij gunning niet kenbaar gemaakt wordt. Het gaat bij een dergelijke levering overigens niet om schokkende bedragen.

Inspecteren van de proefvelden

Verhagen leverde bij de offerte-uitvraag in maart 2020 ook al een actuele bodemanalyse van alle velden. De drie uitgenodigde partijen kregen al in dit stadium de mogelijkheid alle zeventien velden met uitloopstroken te inspecteren. Hierbij gaf Verhagen desgewenst toelichting op specifieke veldeigenschappen. De onderlinge verschillen in gras- en bodemsamenstelling variëren namelijk nogal. Ook de ligging van de velden bepaalt in hoge mate hoe snel het gras in het voorjaar aanslaat. De budgetbeheerder spreekt hierbij over koude en warme velden. Een koud veld is een veld dat in het voorjaar moeilijk op gang komt. Alle drie partijen namen deel aan de inspectie van alle velden, zowel de koude als de warme velden.

'Gemeente Zutphen stelde iedere partij twee grassportvelden van sportpark Het Meijerink beschikbaar als proefveld'

Verhagen vertelt dat één van de partijen zelfs het initiatief nam om bodemonsters te nemen. 'Ze wilden de eigen analyse naast de geleverde analyse kunnen leggen', vertelt Verhagen. 'Vervolgens stelde gemeente Zutphen iedere partij twee grassportvelden van sportpark Het Meijerink beschikbaar als proefveld. Dit sportpark is vrij nieuw, maar door de aanleg misschien wel het lastigste complex qua beheer. Plantstress is hier in het voorjaar geen onbekend verschijnsel. Het komt moeilijk op gang dus noem ik dit een koud veld. De bodem- en grassamenstelling is in ieder geval homogeen. Dat maakt het ideaal om verschillen in bemestingen te kunnen constateren. Vanwege corona was ik in staat om de bespelingsgraad op de velden nagenoeg hetzelfde te krijgen.'

De toplaag van de zes proefvelden hebben een homogene toplaag

Kwaliteitsbeoordeling

De drie partijen leverden hun meststoffen - onder andere granulaat - voor de proefvelden op basis van hun analyses, conform het Plan van Eisen. 'We kregen de meststoffen op afroep geleverd en strooiden in vier giften de drie verschillende granulaten tegelijkertijd op de proefvelden', vertelt Verhagen. 'Dat gebeurde in de vooraf vastgestelde doseringen. Ik houd als sinds 2013 met een zelf ontwikkelde methode een aantal gegevens van onze sportvelden bij (zie tabel). Ik noteerde mijn bevindingen en metingen van elk van de zes proefvelden op sportpark Het Meijerink. De behaalde scores heb ik gedeeld met de drie leveringskandidaten. Ze kregen hierbij de mogelijkheid voor een review.' Dat aanbod benutten ze niet, maar Verhagen meldt wel dat hij voortaan de beoordeling gaat doen met een vertegenwoordiger van de leverancier erbij. Dat vergroot de transparantie. Op vier meetmomenten beoordeelde Verhagen, zoals hij gewend is, vier meetpunten, namelijk de groeisnelheid, de plantstress, de taaiheid, en de afharding in november. Daarna liet hij in november 2020 zowel de proefvelden als de andere grassportvelden opnieuw bemonsteren en analyseren. Verhagen: 'Dat hadden we in de uitvraag al bij de offerte aangekondigd. Deze analyses gelden per veld als basis voor het leveren van de meststoffen, tijdens de duur van de overeenkomst. Dat is drie jaar en het is ingegaan 1 januari 2021. Er is een verlenging van drie jaar in het vooruitzicht gesteld.'

Voldoen aan de gestelde eisen

Gunning: prijsfactor

Met de nieuwe bodemmonsters uit november lag de bal bij de drie leveranciers. De uiterste termijn voor de aanlevering lag op 30 november 2020. De gunning voor levering in 2021 vond plaats op basis van prijs en kwaliteit. De factor prijs telde hier voor 35 procent in mee. 'De inzet van deze aanpak was dat ik niet langer wilde werken met een systeem waarbij de goedkoopste aanbieder mag leveren', verduidelijkt Verhagen. 'Ik wil de beste meststoffen voor mijn velden. De drie partijen moesten alle zeventien velden specifiek beprijzen voor de - in hun ogen - meest geschikte meststof en dosering. Dit gebeurde op basis van bodemmonsters. Een week na het indienen van het aanbod vond de voorlopige gunning plaats. Verhagen: 'We kregen een totaalbedrag van alle velden. Binnen het systeem voor de beste prijs-kwaliteitverhouding waren voor de aanneemsom maximaal 350 punten te verdienen. Het ingeschreven bedrag werd mij pas bekendgemaakt nadat ik mijn scores voor de kwaliteitsbeoordeling had vastgesteld.'

Jaap Verhagen

Beoordeling inschrijfprijs

De passende inschrijvingen worden beoordeeld en gerangschikt op basis van het gunningscriterium
BPKV. De aanbieders konden hun tarieven invullen in een Excel-prijsbijlage (bijlage 3). De inschrijver met de laagste prijs krijgt 350 punten.

Rekenvoorbeeld Inschrijver Prijs per jaar Punten Inschrijver 1 € 15.000 350 Inschrijver 2 € 18.500 284 Inschrijver 3 € 20.000 263

Op basis van dit voorbeeld krijgt inschrijver 1 het maximum aantal punten van 350. Inschrijver 2 krijgt € 15.000 / € 18.500 * 350 = 284 punten (afgerond op hele getallen).

Gunning: kwaliteitsfactor

'Bij de kwaliteitsbeoordeling konden in totaal maximaal 650 punten behaald worden: 200 voor de groeisnelheid (maart-april), 200 voor de plantstress (maart-april), 200 voor de taaiheid (juni-juli en september) en 50 voor de afharding in november.' Verhagen heeft zijn bevindingen vastgelegd in een document. Zie hiervoor als voorbeeld het kader op deze pagina. Uiteindelijk ontliepen de partijen elkaar bij de sommering van de scores qua kwaliteit maar heel weinig. Toch waren er bij de bemesting op de proefvelden van DCM, Vos Capelle en Vitagro wel degelijk onderlinge verschillen te zien. Verhagen doet hierover echter geen concrete uitspraken: 'Bij één van hen was de score voor afharding duidelijk minder. Het gewas ging slapper de winter in. Bij een andere leverancier signaleerden we dat het gras na hittestress zich minder goed herstelde dan bij de twee andere leveranciers. Beregening kan hierop geen invloed hebben gehad, omdat de omstandigheden op Het Meijerink volledig identiek waren.' In verband met een nagenoeg vergelijkbaar kwaliteitsbeeld gaf de prijs bij deze aanbesteding uiteindelijk toch de doorslag. Vos Capelle bleek het laagste totaalbedrag te bieden. De twee andere leveranciers werden in de gelegenheid gesteld om bezwaren in te dienen tegen de voorlopige gunning. Medio december 2020 werd de definitieve gunning verleend.

Beoordelingssysteem Jaap Verhagen

A: Gemeten door de wortellengte te meten. Deze moet 15> zijn op elke meetdatum. Hierbij geldt op vier meetdata in een meetperiode 15> = 35 punten, <5 = 0 punten. B: Uitstoelingsvermogen en zichtbare groeipunten. Bij uitstoelingsvermogen worden 35 punten toegekend. C: Kleur van de grasplant en herstellend vermogen. Bij een frisgroene kleur worden 35 punten toegekend. D: Maaibeeld en kleur, afgeharde grasmat met donkergroene kleur. Bij groen en stevig op vier meetdata in de meetperiode worden 35 punten toegekend. E: Aantal wortels. Met 4 meetdata per meetperiode, een turfmaster met grasplanten vol met wortels.

Per meetperiode zijn 35 punten per subcriterium te behalen. Na vier meetperiodes in totaal 140 punten per subcriterium. Verhagen gebruikte ook de EC-meter tijdens alle meetperiodes.

Johan Aalderink is één van de zeven accountmanagers openbaar groen, sport en golf bij Vos Capelle. Hij doorliep de opleiding 'Expert natuurgras' aan de HAS in 's- Hertogenbosch. Aalderink was nauw betrokken bij de selectie van de meststoffen voor de twee proefvelden en de winnende offerte. Wat vond hij van deze wijze van aanbesteden? 'Het was een zeer bijzondere uitvraag, zonder een grote papierwinkel. Vaak krijg je bij een aanbesteding voor de levering van meststoffen veel tekst bij de uitvraag, terwijl uiteindelijk blijkt dat het vooral om de laagste prijs gaat, vaak ook nog met korte responsetijd. Bij gemeente Zutphen werd alles beknopt en overzichtelijk aangeleverd en kregen we ruimschoots de gelegenheid ons te bewijzen. Daartoe kregen we twee proefvelden toegewezen, waarvoor wij een bemestingsplan moesten maken. De gemeente betaalde de door ons te leveren meststoffen netjes. Onze inspanningen voor een goede grasmat werden getest, waarbij we op diverse criteria punten konden scoren. Het inspectiemoment van alle sportvelden, waarbij we net als de twee andere partijen konden zien wat we in handen kregen, hebben we als waardevol ervaren. Gedurende het groeiseizoen was het leerzaam om te zien hoe de proefvelden van de concullega's zich ontwikkelden, hoewel we niet wisten wie bij welk veld hoorde.'

Beroep op maatwerk

Aalderink ging gedurende de proef zeker vier keer kijken: 'De toplaag van de zes proefvelden was qua gedrag en beleving vanuit het beheer gelijkwaardig', zegt hij. 'Toch teken ik aan dat ze nooit helemaal gelijk kunnen zijn. Ongelijke verdichting, en dat heb je al gauw, vraagt altijd om maatwerk, ook qua bemesting. Dat zie ik als een mooie technische kant van ons bedrijf, een rol die ons met nog vier gediplomeerden "Expert natuurgras" op het lijf geschreven is.' Aalderink noemt de naam van het product waarmee alle zeventien Zutphense sportvelden dit jaar voor eerst worden bemest niet. 'We zien steeds vaker dat de overheid stuurt op het gebruik van organische meststoffen. Vaak benoemen gemeenten dit bij aanbestedingen, maar meestal blijkt de prijs leidend. We leverden gemeente Zutphen puur organisch meststoffen. Het nadeel van volledig organische meststoffen is dat deze in het koude voorjaar te traag werken. Het kan dan wenselijk zijn om bij de eerste strooibeurt een organominerale meststof in te zetten. Met name als je graag een snellere start wilt in het voorjaar of een sneller herstel na groot onderhoud.'

'Voor alle velden dezelfde organische meststof geleverd'

'We leverden de meststof in de vorm van sportkorrel, wat gangbaar is. Hiermee realiseer je de beste verdeling en werking op sportvelden. Als grondstof voor deze organische meststof gebruiken we verschillende bronnen, zowel grondstoffen met een snelle als met een langzame werking. Uiteindelijk verlengt dit de werkingsduur. Uiteraard houden we daarbij rekening met het naleverend vermogen van voedingstoffen uit de toplaag. Voor alle velden hebben we dezelfde organische meststof geleverd. Op basis van de bodemanalyses konden we de benodigde hoeveelheid berekenen.' De opzet van Verhagen was om de (gras)kwaliteit bij de aanbesteding zwaarder te laten wegen dan de prijs. Desondanks gaf de prijs de doorslag. Aalderink vond de manier van aanbesteden, zo met die proefvelden, goed, hoewel het extra tijd vergde. 'Het was heel praktisch, terwijl er ook een beroep gedaan werd op maatwerk en op onze technische kennis. Dat past goed bij Vos Capelle!'

Volledig organische meststoffen hebben als nadeel dat ze in een koud voorjaar te traag werken.

LOGIN   met je e-mailadres om te reageren.

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie