Aanleg, beheer en onderhoud van sportvelden, allemaal in één systeem

ARTIKEL

Nino Stuivenberg, dinsdag 2 maart 2021

249 sec

Kiwa ISA Sport de markt op met digitaal logboek 'Spot On' voor sportaccommodaties

Of het nu maaien, bemesten, borstelen of onkruid bestrijden is: elke bewerking heeft invloed op de kwaliteit van een sportveld. Des te belangrijker is het om al het onderhoud goed vast te leggen. Kiwa ISA Sport heeft een digitaal beheersysteem ontwikkeld om al deze informatie in op te slaan, Spot On, zodat beheerders hun sportvelden gestructureerder en duurzamer kunnen onderhouden.

Screenshot van het dashboard in Spot On

Spot On wordt onder de naam EMS Dashboard al langer gebruikt door beheerders van golfbanen, om onderhoud vast te leggen, financiën te beheren en bijvoorbeeld inzicht te krijgen in machine- en personeelskosten. De ontwikkelaar van dit systeem is Guido Hamelink, ook bekend van NLadviseurs. Hamelink liep al langer met het idee om de EMS-dienstverlening aan te passen voor het duurzaam beheer van sportvelden. 'Ieder jaar levensduurverlenging van een kunstgrasveld levert substantiële milieuvoordelen op', zo geeft Hamelink aan. Zo'n tien jaar geleden had ISA Sport al een soortgelijk systeem in gedachten. Inmiddels is dat idee ook technisch goed uitvoerbaar en dus zocht Kiwa ISA Sport de samenwerking met Hamelink. Ze hebben een aantal jaar samengewerkt aan de doorontwikkeling van Spot On en zijn nu klaar om het systeem op de markt te brengen in het voorjaar van 2021. Als doelgroep richten ze zich op gemeenten en gemeentelijke sportbedrijven.

Opslaan en analyseren

Spot On is bedoeld om data over sportaccommodaties te verzamelen en als eigenaar daarvan te leren. Guido Hamelink legt uit: 'Het achterliggende doel van dit systeem is om sportveldbeheerders te helpen bij het duurzaam in stand houden van hun accommodaties. Zowel voor ons als voor Kiwa ISA Sport is monitoring van beheer en onderhoud een belangrijke factor. Je ziet in de praktijk dat er weinig gemonitord wordt of dat het vastleggen van beheer en onderhoud niet gestandaardiseerd is. Dan kun je ook weinig lering trekken uit het verleden.' Sander van der Holst, unitmanager bij Kiwa ISA Sport, voegt daaraan toe: 'Wij zien veel meerwaarde in het gestructureerd opslaan van data, want op basis daarvan kun je analyses maken. Met die analyses kun je verbeteringen doorvoeren op het gebied van duurzaamheid en kwaliteit, maar bijvoorbeeld ook van financiën. Door efficiënter te werken, kun je immers geld besparen en zorgen dat velden langer meegaan.'

Zo ziet het beheer per sportveld eruit.

Rolverdeling

De basis van Spot On is de opbouw van de verschillende sportvelden. Het komt in de praktijk regelmatig voor dat de onderbouw van een veld niet bekend is, bijvoorbeeld door wisselingen van werknemers in het verleden of door slechte documentatie. Daarom wordt de opbouw van het veld en het type sportvloer in het systeem ingevoerd. 'Daar heb je al de eerste winst: één eigen systeem met de basisinformatie van alle sportlocaties in een gemeente, en dat in één overzicht', vertelt Hamelink. Aan die basisinformatie kunnen de data van keuringen door Kiwa ISA Sport toegevoegd worden, bijvoorbeeld over de sporttechnische waarden bij oplevering of van tussentijdse inspecties.

De basisinformatie over de velden wordt aangevuld door de veldbeheerder, die in Spot On kan bijhouden wat er op het veld gedaan wordt aan beheer en onderhoud. Soms is dat een beheerder van een gemeente, maar dit kan ook een aannemer of adviseur zijn. De gemeente, die eigenaar is van de licentie van Spot On, kan een aannemer of adviseur het recht geven om data in het systeem te bewerken en in te zien. 'Al die verschillende rollen, van aanleg tot onderhoud van een veld, kun je combineren in het systeem', legt Hamelink uit. 'De eigenaar kan er dus informatie in zetten, maar ook - als de gemeente dit wenst - een aannemer, keuringsinstantie of eventueel zelfs vrijwilligers van de vereniging die het veld bespeelt. Zo draag je allemaal bij aan het goed vastleggen van relevante informatie.'

'Uiteindelijk moet het systeem zichzelf terugverdienen voor elke gemeente'

Informatie in eigen beheer

Juist het opslaan van die informatie in een eigen systeem is een belangrijk voordeel van Spot On. Het komt in de praktijk veel voor dat er kennis of data verloren gaan bij het wisselen van aannemer of als een medewerker van de gemeente het bedrijf verlaat. Van der Holst: 'Er zijn al logboeken op de markt, maar vaak in combinatie met een partij die alleen de door haar uitgevoerde werkzaamheden vastlegt. De data zijn dan niet in handen van de gemeente. Het komt ook voor dat een logboek meer gebruikt wordt voor directievoering en toezicht. Het is doorgaans een deel van het geheel; bijna nooit is alle benodigde informatie in één overzicht te vinden. Vaak is dat ook lastig, omdat er met veel verschillende partijen gewerkt wordt. Juist bij de verantwoordelijke partij ontbreekt dan het overzicht. Dat voorkomen we met dit systeem.'

Kunstgras, natuurgras en IPM

Spot On heeft drie modules: kunstgras, natuurgras en IPM (integrated pest management), dat gelieerd is aan natuurgras. De IPM-module dient voornamelijk als logboek. Zoals bekend is er voor onkruidbestrijding nog een select aantal middelen toegestaan op sportvelden, mits IPM wordt toegepast. Deze module kan dienen als bewijs dat je op het gebied van IPM alles hebt gedaan. Van der Holst: 'In de module laat je zien dat je planmatig werkt en het beheer verantwoord uitvoert. Stel dat je vastgelegd hebt dat je regelmatig werkzaamheden tegen onkruidgroei hebt uitgevoerd en je houdt er toch veel last van, dan kun je verantwoorden waarom je toch een keer een bestrijdingsmiddel gebruikt. In principe stuurt het logboek er overigens wel op aan om het gebruik van bestrijdingsmiddelen te voorkomen.'

Guido Hamelink
Sander van der Holst

Keuzes op basis van feiten

Uiteindelijk heeft Spot On als doel om data te verzamelen en op basis daarvan betere keuzes te maken. Van der Holst: 'Je ziet in de analyses welke systemen het goed doen in combinatie met welk onderhoud. Bij kunstgras kijk je hoeveel infill er is bijgevuld, welke materialen en welke machines er gebruikt zijn. Zo krijg je de kosten van een veld precies in beeld. Dat is ook een voordeel als er begrotingen gemaakt moeten worden in de politiek. Je hebt betere informatie op basis waarvan keuzes gemaakt kunnen worden voor de aanleg van een volgend veld. Dat is echt de meerwaarde van dit systeem.' Hamelink vult aan: 'Het systeem helpt je om de juiste keuzes te maken bij investeringen. Dat doe je dan echt op basis van feiten.'

Een systeem vol data schrikt in eerste instantie misschien af. Toch zal dit geen extra administratieve last zijn voor beheerders, stelt Hamelink. 'Ze doen al het werk al, maar overal een beetje, bijvoorbeeld in Excel-sheets. Werken met dit systeem kan je juist tijd opleveren, zeker als de accommodaties uiteindelijk langer meegaan.' Van der Holst: 'Ik heb er alle vertrouwen in dat we gemeenten met een goede uitleg van die meerwaarde kunnen overtuigen.' Als handvat zet Kiwa ISA Sport een standaard of bestaande planning in het systeem voor gemeenten die met het systeem gaan werken. Voor het uitgevoerde onderhoud wordt er gewerkt via een mobiele omgeving die op telefoon of tablet geopend kan worden.

Tekst loopt door onder de foto.

Spot On is ook op mobiel toegankelijk.

Volgende fase

Kiwa ISA Sport wil Spot On dit voorjaar op de markt brengen. Vorig jaar is in samenwerking met een aantal gemeenten een pilot gestart om gebruikservaringen te onderzoeken. De feedback van de pilotgemeenten bleek leerzaam en is verwerkt in de drie modules. Spot On is nu klaar voor introductie. Kiwa ISA Sport richt zich op gemeenten en sportbedrijven. Van der Holst: 'We willen hen een jaarabonnement aanbieden, waarbij de prijs afhankelijk is van de afgenomen modules in combinatie met het aantal te beheren velden. We vinden het belangrijk dat het systeem ook betaalbaar is voor kleinere gemeenten. Uiteindelijk moet het zichzelf terugverdienen voor elke gemeente.'

REACTIES

Er zijn nog geen reacties.

download artikel

Tip de redactie